Maatwerksoftware · AI-agents · Workflowautomatisering
Software die past bij de manier waarop uw bedrijf werkt.
Quayline is een softwarebedrijf. We bouwen interne tools, AI-agents, automatisering en, op verzoek, software vanaf nul, voor elk bedrijf dat tijd verliest met e-mails, spreadsheets en informatie die twee keer wordt ingetypt. We komen uit de maritieme service, en daar ligt nu onze focus.
We beginnen met één echt proces, bouwen een kleine pilot en gaan alleen verder als de resultaten dat rechtvaardigen.
Quayline: interne tool
Servicerapporten
Openstaand en in afwachting van beoordeling
- In afwachting van beoordelingAanwezigheidsregistratieMonteur AConceptrapportKantoorbeoordeling
- ConceptAanwezigheidsregistratieMonteur BChecklist openFoto's in afwachting
- In afwachting van beoordelingAanwezigheidsregistratieMonteur CConceptrapportKantoorbeoordeling
- In uitvoeringAanwezigheidsregistratieMonteur DReserveonderdelenOnderdelenregistratie
Illustratief scherm, gemaakt voor deze website: voorbeeldgegevens, geen live systeem.
Wat wij bouwen
Interne software, afgestemd op uw proces
Quayline is geen chatbotbureau en geen generiek platform. Alles wat we bouwen vertrekt vanuit de manier waarop uw bedrijf al werkt en sluit aan op de programma’s die u al gebruikt. Als u het nodig hebt, bouwen we ook software vanaf nul.
Interne maatwerkapplicaties
Software gebouwd voor het werk dat uw team al doet, in plaats van een product waar uw team omheen moet werken.
AI-agents voor bedrijfsworkflows
Agents met een afgebakende taak, goedgekeurde gegevensbronnen en duidelijke bevoegdheden, waarbij een medewerker alles beoordeelt wat van belang is.
Workflowautomatisering
Werk laten doorstromen tussen mensen, documenten en systemen, zodat de status zichtbaar is zonder dat u handmatig updates hoeft na te jagen.
Dashboards en rapportages
Eén plek om te zien hoe het ervoor staat, opgebouwd uit de informatie die uw organisatie al produceert.
Document- en servicetools voor buitendienst
Begeleide formulieren, checklists en rapportagetools voor mensen die hun werk buiten het kantoor uitvoeren.
Koppelingen met bestaande systemen
De tools die u al gebruikt met elkaar verbinden, zodat dezelfde informatie niet twee keer hoeft te worden ingevoerd.
Een project kan met één proces beginnen en in de loop van de tijd groeien. Het eerste onderdeel wordt gebouwd om op zichzelf nuttig te zijn; er wordt alleen iets toegevoegd als het zijn plek verdient.
Waar software in het werk past
Software ligt over deze hele stroom heen, zodat de status bij elke stap zichtbaar is in plaats van per e-mail te worden nagejaagd. Een medewerker blijft verantwoordelijk voor de beslissing aan het einde.
Wat we concreet bouwen
Processen die we bouwen
Zes processen die we steeds weer zien bij servicebedrijven. Voor elk: hoe het vandaag gaat, wat we bouwen en wat u na de eerste week zou kunnen zien.
Offertes
- Vandaag
- Offertes worden in Word of Excel gemaakt, met prijzen en teksten gekopieerd uit andere bestanden.
- Wat we bouwen
- Een offerteformulier met uw prijzen en teksten dat het document klaar voor verzending voorbereidt.
- Wat u na de eerste week zou kunnen zien
- De eerste offertes uit het formulier en een lijst van verstuurde en nog onbeantwoorde offertes.
Planning en dispatch
- Vandaag
- Afspraken staan in een schrift, een spreadsheet of in het hoofd van één persoon.
- Wat we bouwen
- Een gedeelde agenda voor kantoor en teams: wie gaat waarheen, wanneer en met wat.
- Wat u na de eerste week zou kunnen zien
- De afspraken van de week op één plek, zichtbaar voor iedereen die erbij betrokken is.
Werkbonnen en servicerapporten
- Vandaag
- De werkbon wordt op papier ingevuld en daarna op kantoor overgetypt.
- Wat we bouwen
- De werkbon ingevuld op telefoon of tablet, bij de klant of aan boord, met foto’s en onderdelen.
- Wat u na de eerste week zou kunnen zien
- De eerste werkbonnen op dezelfde dag op kantoor, zonder overtypen.
Onderdelenbestellingen
- Vandaag
- Benodigde onderdelen worden per telefoon of bericht doorgegeven en raken snel zoek.
- Wat we bouwen
- Een onderdelenaanvraag gekoppeld aan de opdracht, met status: aangevraagd, besteld, binnen.
- Wat u na de eerste week zou kunnen zien
- Een duidelijke lijst van verwachte onderdelen en de opdrachten die erop wachten.
Dossiers en termijnen (keuringen, periodieke controles, certificaten)
- Vandaag
- Termijnen worden in spreadsheets bijgehouden en documenten gezocht in mappen en mailboxen.
- Wat we bouwen
- Een dossier per klant of installatie, met termijnen en een herinnering vóór de vervaldatum.
- Wat u na de eerste week zou kunnen zien
- De termijnen van de komende maanden in één lijst.
Facturatie na de opdracht
- Vandaag
- De factuur wacht tot iemand uren, onderdelen en reiskosten met de hand optelt.
- Wat we bouwen
- Een afgeronde opdracht stuurt uren en onderdelen door naar de facturatie of uw boekhoudprogramma.
- Wat u na de eerste week zou kunnen zien
- Afgeronde maar nog niet gefactureerde opdrachten in één oogopslag.
Dit zijn voorbeelden, geen beloften. We vertrekken vanuit uw manier van werken en bouwen alleen wat u helpt.
Sectoren
Waar we werken
Onze focus ligt nu bij servicebedrijven in de maritieme sector, daarna bij servicebedrijven op het land. Per sector: hoe het werk er vandaag meestal uitziet en wat we zouden voorstellen. Het zijn voorstellen, geen beloofde resultaten, en geen klantenlijst.
- Onze focus nu
Maritieme service
Motoren, navigatie en communicatie, koeling, veiligheidsmiddelen, kranen en dekmachines.
- Vandaag:
- Het rapport wordt ’s avonds geschreven uit notities en foto’s, nadat de monteur het schip heeft verlaten.
- Met Quayline:
- Het rapport aan boord ingevuld op telefoon of tablet, zodat kantoor het dezelfde dag kan controleren.
Technische service en installaties
Klimaattechniek, commerciële en industriële koeling, liften.
- Vandaag:
- Werkbonnen komen op papier of via WhatsApp binnen en worden op kantoor overgetypt.
- Met Quayline:
- De werkbon bij de klant ingevuld, met foto’s en onderdelen, rechtstreeks naar de facturatie.
Brandveiligheid en periodieke keuringen
Blusmiddelen, brandkranen, detectie en alarmering, keuringen op termijn.
- Vandaag:
- Keuringstermijnen staan in spreadsheets en documenten worden in mappen gezocht.
- Met Quayline:
- Een dossier per klant, met termijnen en een herinnering vóór de vervaldatum.
Machinedealers met werkplaats
Landbouw- en bouwmachines, onderdelen, reparaties en garantie.
- Vandaag:
- Onderdelenbestelling, werkplaatsplanning en garantie worden op verschillende plekken bijgehouden.
- Met Quayline:
- Eén geschiedenis per machine: opdrachten, bestelde onderdelen en garantie.
Klinieken met meerdere locaties
Afspraken, documenten en afstemming tussen de balies.
- Vandaag:
- Elke locatie houdt afspraken en documenten op haar eigen manier bij.
- Met Quayline:
- Eén overzicht van afspraken en documenten voor alle locaties.
Distributie en logistiek
Bestellingen, leveringen, retouren en facturen.
- Vandaag:
- Bestellingen komen per e-mail en telefoon binnen en worden met de hand ingevoerd.
- Met Quayline:
- Bestellingen één keer vastgelegd en de leverstatus zichtbaar zonder te bellen.
Bouw en productie
Bouwplaatsen, werkplaatsen, ploegen en materialen.
- Vandaag:
- Dagrapporten en materiaalaanvragen gaan via papier en chatgroepen.
- Met Quayline:
- Dagrapport en materiaalaanvraag vanuit het veld verstuurd, overzichtelijk op kantoor.
Gebouwbeheer
Onderhoud, meldingen, leveranciers en keuringen.
- Vandaag:
- Meldingen komen via alle kanalen binnen en niemand weet wie wat heeft opgepakt.
- Met Quayline:
- Elke melding met een verantwoordelijke, een termijn en een geschiedenis.
Werkt u in een andere sector? Elk bedrijf waar informatie via e-mail en spreadsheets loopt en twee keer wordt ingetypt, is welkom. We bouwen ook software vanaf nul als u dat nodig hebt.
Oplossingen & prototypes
Werk in uitvoering, eerlijk benoemd
Het volgende is demonstratie- en verkenningswerk. Het laat zien voor wat voor soort problemen wij bouwen. Het is geen klantenlijst en niets ervan is een productiesysteem.
- Prototype: Gebouwd prototype, een werkende demonstratie, geen productiesysteem.
Rapportage voor buitendienstteams
Prototype gebouwd voor maritieme servicemonteurs
We hebben dit prototype gebouwd voor maritieme servicemonteurs die na een klus aan boord rapporten invullen. Dezelfde werkwijze past bij teams voor klimaattechniek, brandveiligheid of liften.
- Begeleide checklists per type installatie
- Vooraf ingestelde opmerkingen die monteurs kunnen aanpassen
- Foto’s gekoppeld aan het juiste deel van het rapport
- Registratie van reserveonderdelen
- Ongebruikte onderdelen verschijnen niet in het eindrapport
- Rapport als Word of PDF
- Controle op kantoor vóór verzending
- Voorbeelden: scheepsmotoren, klimaatinstallaties, blusmiddelen en brandkranen, liften
- Democoncept: Democoncept, gebouwd om een aanpak te tonen, niet in productiegebruik.
Automotive Operations
Voertuigaankoop en logistiek
Een interne workflow voor voertuigaankoop en logistiek, verkend als een samenhangend proces in plaats van een verzameling spreadsheets.
- Dealers en voertuigkansen
- Aankoopaanbiedingen en goedkeuringen
- Voertuigregistraties en documenten
- Facturen
- Chauffeurs die auto's ophalen
- Status van ophalen en afleveren
- Gesimuleerde route- en GPS-achtige updates
- Communicatie en opvolging met dealers
- Conceptverkenning: Alleen verkenning: gebieden die kunnen worden onderzocht, er is niets gebouwd.
Planning en dispatch voor servicebedrijven
Verkenning: nog niets gebouwd
Een richting die we samen met een servicebedrijf kunnen verkennen. Er is nog geen systeem gebouwd.
- Aanvragen per telefoon, e-mail of formulier op één plek
- De juiste monteur inplannen op regio en vakkennis
- Eén gedeelde agenda voor kantoor en teams
- Bevestigingen en herinneringen voor de klant
- De status van elke opdracht, zonder na te bellen
Methode
Vijf stappen, te beginnen met het werk zelf
Wij beginnen niet met een technologie. Wij beginnen met het begrijpen van een proces en bouwen daarna het kleinste stukje software dat dat proces zichtbaar verbetert.
De workflow verkennen
Wij kijken hoe het werk vandaag werkelijk verloopt: wie wat doet, waar informatie wordt bewaard, wat opnieuw wordt overgetypt en waar tijd of duidelijkheid verloren gaat.
Het beste startpunt bepalen
Wij kiezen samen één proces waarin een klein stukje software een zichtbaar verschil maakt, en bepalen wat dat eerste onderdeel moet doen.
Een kleine pilot bouwen
Wij bouwen dat ene onderdeel bewust smal, zodat u iets werkends hebt om op te reageren in plaats van een lang geschreven specificatiedocument.
Testen met de mensen die het gebruiken
De mensen die het werk doen proberen het uit op echte gevallen. Wij passen het aan totdat het past bij hoe zij werkelijk werken.
Verbeteren en uitbreiden
Zodra het eerste onderdeel in gebruik is, breiden wij het uit naar het volgende deel van het proces of koppelen wij het aan de systemen eromheen.
Zo beginnen we
Drie stappen, van gesprek tot pilot
We vragen u niet om aan het begin iets te veranderen. We beginnen met een gesprek en één proces.
Een gratis gesprek van 30 minuten
U vertelt waar in uw bedrijf tijd verloren gaat. Wij zeggen eerlijk of we kunnen helpen.
Een diagnosesessie
Een halve dag met de mensen die het werk doen. We volgen één proces van de eerste tot de laatste stap.
- We praten met de mensen in het veld en op kantoor, niet alleen met het management
- Eén proces, van begin tot eind gevolgd
- Binnen 5 werkdagen ontvangt u een document dat u houdt, ook als we niet samenwerken
Een kleine pilot met één team
We bouwen voor één team en laten het naast uw huidige werkwijze draaien. We gaan alleen verder als het helpt.
AI-agents
Wat een AI-agent kan worden ontworpen om te doen
Een agent is geen chatbot die vragen beantwoordt. Het is een stuk software met één specifieke taak binnen een workflow, vaak het repetitieve, detailrijke deel van een proces dat mensen liever niet met de hand doen.
Een agent zou kunnen worden ontworpen om:
- Een bedrijf of klant te onderzoeken via goedgekeurde bronnen
- Leads te ordenen en ontbrekende informatie te signaleren
- Binnenkomende berichten samen te vatten
- Opvolgberichten, offertes of interne rapporten te schrijven
- Taken naar de juiste persoon door te sturen
- Een herinnering te sturen wanneer een taak of document aandacht nodig heeft
- Bij te houden of een actie nog op beoordeling wacht
- Vast te leggen wat hij heeft gedaan en wanneer
- Te leren van goedgekeurde voorbeelden en feedback, binnen duidelijke kaders
Voorbeeld: één verzoek, vier stappen
Hetzelfde patroon geldt of het binnenkomende verzoek nu een e-mail, een formulier, een telefoonnotitie of een bericht in een ander systeem is.
- Binnenkomend verzoekEr komt een bericht, formulier of notitie binnen
- AI ordent de informatieFeiten worden gehaald en gestructureerd
- Medewerker beoordeelt de voorgestelde actieEen medewerker beslist, aanpassingen zijn toegestaan
- Goedgekeurde actie wordt vastgelegdDe beslissing en het resultaat worden gelogd
De agent doet een voorstel; een medewerker beslist. Niets van belang verlaat het bedrijf zonder goedkeuring.
Menselijk toezicht maakt deel uit van het ontwerp
Elke agent heeft een afgebakende taak, goedgekeurde gegevensbronnen, duidelijke bevoegdheden, een actiegeschiedenis en menselijk toezicht bij belangrijke externe acties, zoals het versturen van externe e-mail, het goedkeuren van betalingen of het aangaan van commerciële voorwaarden.
- Een afgebakende taak, geen open opdracht
- Uitsluitend goedgekeurde gegevensbronnen
- Duidelijke bevoegdheden per agent
- Een registratie van elke uitgevoerde actie
- Een medewerker keurt alles van belang goed
Over ons
Wie er achter Quayline zit
Ik ben Liviu, Service Engineer in de maritieme sector.
Ik heb jarenlang op schepen gewerkt. Daar zag ik hoe een dag verloren gaat tussen de hand die het werk doet en het kantoor dat het moet opschrijven: notities, foto’s, onderdelen, en dan alles nog een keer uitgeschreven, ’s avonds of de volgende dag.
Hetzelfde probleem bestaat in elk bedrijf met mensen in de buitendienst: monteurs, montageploegen, inspecteurs, chauffeurs.
Quayline bouwt software rond de manier waarop uw bedrijf al werkt, van kleine tools die één stap oplossen tot software vanaf nul.
Quayline. Wij verbinden wat u al heeft.
Hoe wij werken
- Het werk begrijpen voordat de technologie wordt gekozen
- Eén gerichte pilot in plaats van een open-eindproject
- Software afgestemd op uw proces, niet andersom
Contact
Vertel ons waar de tijd verloren gaat
Als u bij een repetitief of tijdrovend proces denkt, iets dat draait op e-mails, spreadsheets of een systeem waar niemand graag mee werkt, is dat genoeg om een gesprek te beginnen.
Wij vragen hoe het proces nu verloopt, wie erbij betrokken zijn en hoe een betere versie eruit zou zien. Als een klein stukje software duidelijk zou helpen, zeggen wij dat. Zo niet, dan zeggen wij dat ook.