Planning en dispatch voor servicebedrijven
Wie gaat waarheen, wanneer en met wat, tegelijk zichtbaar voor kantoor en teams
Bij veel servicebedrijven zit de planning in het hoofd van één persoon. Aanvragen komen per telefoon, e-mail of WhatsApp binnen, en de planner houdt alles bij in een schrift of spreadsheet. Als die persoon er niet is, wordt alles lastiger.
Deze pagina beschrijft wat we met een servicebedrijf zouden bekijken voordat we iets bouwen. Er is hier niets gebouwd. We publiceren het zodat u ziet hoe we denken.
Waar dit werk staatAlleen verkenning: een richting. Niets op deze pagina is gebouwd, gedemonstreerd of in gebruik genomen.
Het probleem
Waar de tijd verloren gaat
De informatie is er, maar verspreid over telefoons, berichten en mensen.
- Aanvragen telefonisch aangenomen en op papier of in berichten genoteerd
- De planning ligt bij één persoon
- Monteurs worden meerdere keren per dag gebeld om te horen waar ze heen moeten
- Klanten bellen om te vragen wanneer er iemand komt
- Opdrachten worden verschoven zonder dat iedereen het weet
- Geen duidelijk overzicht van open, geplande en afgeronde opdrachten
De workflow
De richting die we zouden verkennen
Een illustratief verloop, geen gebouwd systeem. Elke stap zou met het bedrijf worden afgestemd voordat er iets wordt ontworpen.
Aanvraag vastgelegd
Een aanvraag komt per telefoon, e-mail of formulier binnen en wordt één keer, op één plek, vastgelegd.
Opdracht ingepland
De planner kiest dag en team, rekening houdend met regio, vakkennis en benodigde onderdelen.
Team geïnformeerd
De monteur ziet op zijn telefoon waar hij heen gaat, hoe laat en wat hij moet meenemen.
Klant geïnformeerd
De klant krijgt een bevestiging en, waar nuttig, een herinnering.
Opdracht afgerond
De werkbon is gekoppeld aan de afspraak, en de opdracht sluit zodra het werk klaar is.
Totaaloverzicht
Kantoor ziet open, geplande en afgeronde opdrachten zonder na te bellen.
Illustratief diagram: een aanvraag wordt vastgelegd, de opdracht ingepland, team en klant geïnformeerd, de opdracht afgerond, en kantoor ziet de status van alle opdrachten.
Te verkennen
Wat we met een servicebedrijf zouden bekijken
Dit zijn de onderwerpen die we samen zouden vastleggen. Geen ervan is gebouwd, en geen ervan is een belofte van resultaat.
Aanvragen en planning
- Via welke kanalen aanvragen vandaag binnenkomen
- Wie beslist welk team gaat, en op basis waarvan
- Hoe vaak een afspraak wordt verschoven
In het veld
- Wat de monteur moet weten voordat hij vertrekt
- Hoe aankomst en afronding worden bevestigd
- Wat er gebeurt als een onderdeel ontbreekt
Kantoor en klant
- Wat de klant wil weten, en wanneer
- Wat kantoor elke ochtend moet zien
- Hoe de afspraak samenhangt met werkbon en factuur
Niets op deze pagina is gebouwd. Het is een lijst van onderwerpen en vragen, gepubliceerd als eerlijk beeld van een richting die we zouden verkennen.
Alleen voorbeeldgegevens. Illustraties op deze pagina gebruiken voorbeeldgegevens die voor deze website zijn gemaakt. Er staan nergens op deze site gegevens van klanten, schepen, werkgevers of personen.
Eerlijke grenzen
Wat het niet is
Eerlijk gezegd, omdat dat belangrijker is dan elke beschrijving van mogelijkheden.
- Alleen verkenning: er is niets gebouwd, gedemonstreerd, getest of in gebruik genomen.
- Geen kant-en-klaar dispatchsysteem, en geen bewering dat er een bestaat.
- Er wordt geen koppeling met andere software beloofd voordat we die samen hebben bekeken.
- Er worden op deze site geen gegevens van klanten, monteurs of werkgevers gebruikt.
- Er worden geen besparingen, reactietijden of resultaten beloofd.
Verkenning
Wat wij samen met u zouden moeten bekijken
De verkenning begint bij het proces, niet bij de techniek. Dit zijn de eerste vragen die we zouden stellen.
- Welke aanvraag raakt u het vaakst kwijt, en hoe komt die binnen?
- Wie plant het werk vandaag, en hoe wordt er besloten?
- Welke informatie zoeken monteurs per telefoon?
- Wat vragen klanten het vaakst als ze bellen?
- Welke documenten moeten er zijn om een opdracht af te sluiten en te factureren?
- Welke systemen bevatten al de officiële gegevens, zodat een nieuwe tool die kan aanvullen?
Zo beginnen we
Hoe een project als dit zou beginnen
We vragen u niet om aan het begin iets te veranderen. We beginnen met een gesprek en één proces.
Een gratis gesprek van 30 minuten
U vertelt waar in uw bedrijf tijd verloren gaat. Wij zeggen eerlijk of we kunnen helpen.
Een diagnosesessie
Een halve dag met de mensen die het werk doen. We volgen één proces van de eerste tot de laatste stap.
Een kleine pilot met één team
We bouwen voor één team en laten het naast uw huidige werkwijze draaien. We gaan alleen verder als het helpt.
Volgende stap
Breng ons één proces
U hebt geen specificatie of plan nodig. Een beschrijving van hoe het werk nu verloopt en waar het de meeste tijd kost, is genoeg om een gesprek te beginnen.