Rapportage voor buitendienstteams
Servicerapporten afgerond terwijl het werk nog voor de monteur ligt
Een servicemonteur rondt het werk ter plaatse af en het rapport moet nog worden geschreven. De informatie bestaat al: uitgevoerde controles, gemaakte opmerkingen, genomen foto's, vervangen onderdelen. Maar ze is verspreid over papier, een telefoon en het geheugen, en wordt later op kantoor opnieuw overgetypt.
We hebben dit prototype gebouwd voor maritieme servicemonteurs die aan boord van schepen werken. De monteur vult het rapport in terwijl het werk nog voor hem ligt, in een formulier dat het type installatie volgt. Dezelfde werkwijze past bij een klimaattechnicus, een brandveiligheidsploeg of een liftmonteur.
Waar dit werk staatGebouwd prototype: een werkende demonstratie met fictieve gegevens. Geen productiesysteem en bij geen enkele klant in gebruik.
Openbare demo met fictieve gegevens. Voer geen echte gegevens in.
Het probleem
Waar de tijd verloren gaat
Het werk gebeurt ter plaatse en de administratie later. In de kloof daartussen gaan tijd en detail verloren.
- Rapportinhoud die na het bezoek opnieuw wordt overgetypt uit notities en foto's
- Checklists die verschillen per monteur en per apparatuurtype
- Foto's die op de camerarol van een telefoon blijven staan, los van het onderdeel waar ze bij horen
- Reserveonderdelen die apart of helemaal niet worden vastgelegd
- Optionele onderdelen die in afgeronde rapporten staan, ook als er niets is gevonden
- Geen duidelijk overzicht op kantoor van wat in concept is, openstaat of klaar is voor beoordeling
De workflow
De onderzochte workflow
Zo is het prototype opgebouwd. Het is het proces dat het toont, ontleend aan het werk zelf en niet aan een productroadmap.
Bezoek begint
De monteur opent de opdracht; het apparatuur- of systeemtype bepaalt welke onderdelen van toepassing zijn.
Begeleide checklist
Alleen de relevante controles worden getoond, met vooraf ingestelde opmerkingen die de monteur ter plekke kan aanpassen.
Bewijsmateriaal gekoppeld
Foto's en notities worden gekoppeld aan het onderdeel waar ze bij horen, terwijl de opdracht nog open is.
Onderdelen vastgelegd
Gebruikte reserveonderdelen worden bij het bezoek vastgelegd in plaats van later uit het geheugen te worden opgehaald.
Rapport opgesteld
Ongebruikte optionele onderdelen blijven weg; het rapport wordt gegenereerd als Word- of PDF-document.
Kantoorbeoordeling
Kantoor ziet wat in concept is, wat openstaat en wat klaar is om te worden verzonden.
Diagram: een bezoek begint, het apparatuurtype bepaalt de checklist, bewijsmateriaal en onderdelen worden gekoppeld naarmate het werk vordert, een rapport wordt opgesteld en kantoor beoordeelt het.
Wat het toont
Wat het prototype laat zien
De werkende onderdelen van het prototype, gegroepeerd naar wie ze gebruikt. Alles wat hier wordt getoond is demonstratiewerk met voorbeeldgegevens.
Voor de monteur ter plaatse
- Begeleide checklists op basis van apparatuur- en systeemtype
- Vooraf ingestelde opmerkingen die ter plekke kunnen worden aangepast
- Foto's gekoppeld aan het relevante onderdeel van de service
- Registraties van reserveonderdelen die tijdens de klus worden vastgelegd
Op kantoor
- Een overzicht van concepten, openstaande rapporten en items die op beoordeling wachten
- Optionele onderdelen die uit het eindrapport worden weggelaten wanneer ze niet worden gebruikt
- Rapportgeneratie als Word of PDF vanuit het afgeronde dossier
Een richting voor later
- Certificaatgeneratie als vervolgworkflow
- Rapportinhoud die de systemen voedt waarin de officiële registraties staan
Het prototype is de rapportagestap. De bredere workflows die hier worden beschreven zijn een richting, niet iets wat al is gebouwd.
Alleen voorbeeldgegevens. Illustraties op deze pagina gebruiken synthetische voorbeeldgegevens die voor deze website zijn gemaakt. Op deze hele site komen geen gegevens van klanten, dealers, schepen, werkgevers of personen voor.
Eerlijke grenzen
Wat het niet is
Duidelijk gesteld, omdat dat zwaarder weegt dan welke beschrijving van functies ook.
- Geen productiesysteem, en niet ingezet of in gebruik bij een klant.
- Geen vervanging van de systemen waarin de officiële registraties staan: rapportinhoud is bedoeld om die systemen te voeden.
- Niet gecertificeerd, geaudit of afgestemd op eisen van een classificatiebureau, vlaggenstaat of toezichthouder.
- Geen bron van garanties op het gebied van veiligheid, compliance of reactietijd.
- Niet gebouwd op gegevens van klanten, schepen of werkgevers: de illustraties zijn voorbeeldgegevens.
Verkenning
Wat wij samen met u zouden moeten bekijken
Als dit dicht bij iets in uw organisatie ligt, beantwoordt een verkenning vragen als deze voordat er code wordt geschreven.
- Welke apparatuur- en systeemtypen welke checklists nodig hebben.
- Wat een afgerond rapport moet bevatten voor de partijen die het ontvangen.
- Waar het rapport terecht moet komen en in welk formaat.
- Welke delen van het proces verschillen per monteur, schip of locatie.
- Wat kantoor moet kunnen zien terwijl een bezoek nog open staat.
Zo beginnen we
Hoe een project als dit zou beginnen
We vragen u niet om aan het begin iets te veranderen. We beginnen met een gesprek en één proces.
Een gratis gesprek van 30 minuten
U vertelt waar in uw bedrijf tijd verloren gaat. Wij zeggen eerlijk of we kunnen helpen.
Een diagnosesessie
Een halve dag met de mensen die het werk doen. We volgen één proces van de eerste tot de laatste stap.
Een kleine pilot met één team
We bouwen voor één team en laten het naast uw huidige werkwijze draaien. We gaan alleen verder als het helpt.
Volgende stap
Breng ons één proces
U hebt geen specificatie of plan nodig. Een beschrijving van hoe het werk nu verloopt en waar het de meeste tijd kost, is genoeg om een gesprek te beginnen.