Terminplanung und Disposition für Servicefirmen
Wer wann wohin fährt und was er mitnimmt, gleichzeitig sichtbar für Büro und Teams
In vielen Servicefirmen steckt die Planung im Kopf einer einzigen Person. Anfragen kommen per Telefon, E-Mail oder WhatsApp, und der Disponent hält alles in einem Notizbuch oder einer Tabelle fest. Wenn diese Person fehlt, wird alles schwieriger.
Diese Seite beschreibt, was wir mit einer Servicefirma ansehen würden, bevor wir etwas bauen. Nichts davon ist gebaut. Wir veröffentlichen sie, damit Sie sehen, wie wir denken.
Stand dieser ArbeitNur Erkundung: eine Richtung. Nichts auf dieser Seite wurde gebaut, vorgeführt oder eingesetzt.
Das Problem
Wo die Zeit verloren geht
Die Informationen sind da, aber verteilt auf Telefone, Nachrichten und Menschen.
- Anfragen am Telefon angenommen und auf Papier oder in Nachrichten notiert
- Die Planung liegt bei einer einzigen Person
- Techniker werden mehrmals am Tag angerufen, um zu erfahren, wohin es geht
- Kunden rufen an und fragen, wann jemand kommt
- Aufträge werden verschoben, ohne dass alle davon erfahren
- Kein klarer Überblick über offene, geplante und erledigte Aufträge
Der Workflow
Die Richtung, die wir erkunden würden
Ein beispielhafter Ablauf, kein gebautes System. Jeder Schritt würde mit der Firma abgestimmt, bevor etwas entworfen wird.
Anfrage erfasst
Eine Anfrage kommt per Telefon, E-Mail oder Formular und wird einmal, an einem Ort, erfasst.
Auftrag geplant
Der Disponent wählt Tag und Team und berücksichtigt Gebiet, Qualifikation und benötigte Teile.
Team informiert
Der Techniker sieht auf dem Telefon, wohin er fährt, um wie viel Uhr und was er mitnehmen muss.
Kunde informiert
Der Kunde erhält eine Bestätigung und, wo sinnvoll, eine Erinnerung.
Auftrag abgeschlossen
Der Einsatzbericht ist mit dem Termin verknüpft, und der Auftrag schließt, wenn die Arbeit fertig ist.
Gesamtüberblick
Das Büro sieht offene, geplante und erledigte Aufträge, ohne nachzutelefonieren.
Beispielhaftes Diagramm: Eine Anfrage wird erfasst, der Auftrag geplant, das Team und der Kunde informiert, der Auftrag abgeschlossen, und das Büro sieht den Stand aller Aufträge.
Zu erkunden
Was wir mit einer Servicefirma ansehen würden
Das sind die Themen, die wir gemeinsam festlegen würden. Keines ist gebaut, und keines ist ein Ergebnisversprechen.
Anfragen und Planung
- Über welche Kanäle Anfragen heute kommen
- Wer entscheidet, welches Team fährt, und nach welchen Kriterien
- Wie oft ein Termin verschoben wird
Vor Ort
- Was der Techniker vor der Abfahrt wissen muss
- Wie Ankunft und Abschluss bestätigt werden
- Was passiert, wenn ein Teil fehlt
Büro und Kunde
- Was der Kunde wissen möchte, und wann
- Was das Büro jeden Morgen sehen muss
- Wie der Termin mit Einsatzbericht und Rechnung verbunden ist
Nichts auf dieser Seite wurde gebaut. Es ist eine Liste von Themen und Fragen, veröffentlicht als ehrliches Bild einer Richtung, die wir erkunden würden.
Nur Beispieldaten. Die Abbildungen auf dieser Seite verwenden Beispieldaten, die für diese Website erstellt wurden. Auf dieser Website erscheinen keine Kunden-, Schiffs-, Arbeitgeber- oder personenbezogenen Daten.
Ehrliche Grenzen
Was er nicht ist
Klar gesagt, weil es wichtiger ist als jede Beschreibung der Möglichkeiten.
- Nur Erkundung: Nichts wurde gebaut, vorgeführt, getestet oder eingesetzt.
- Kein einsatzbereites Dispositionssystem und keine Behauptung, dass es eines gäbe.
- Keine Anbindung an andere Software wird versprochen, bevor wir sie gemeinsam angesehen haben.
- Auf dieser Website werden keine Kunden-, Techniker- oder Arbeitgeberdaten verwendet.
- Es werden keine Einsparungen, Reaktionszeiten oder Ergebnisse versprochen.
Discovery
Was wir gemeinsam mit Ihnen betrachten müssten
Die Analyse beginnt beim Prozess, nicht bei der Technik. Das sind die ersten Fragen, die wir stellen würden.
- Welche Anfrage geht am häufigsten verloren, und wie kommt sie an?
- Wer plant die Arbeit heute, und wie wird entschieden?
- Welche Information suchen Techniker per Telefon?
- Was fragen Kunden am häufigsten, wenn sie anrufen?
- Welche Dokumente müssen vorliegen, damit ein Auftrag abgeschlossen und abgerechnet werden kann?
- Welche Systeme führen bereits die offiziellen Unterlagen, damit ein neues Werkzeug sie speisen kann?
So starten wir
Wie ein Projekt wie dieses beginnen würde
Wir verlangen nicht, dass Sie am Anfang etwas ändern. Wir beginnen mit einem Gespräch und einem einzigen Prozess.
Ein kostenloses Gespräch von 30 Minuten
Sie erzählen uns, wo in Ihrem Unternehmen Zeit verloren geht. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob wir helfen können.
Eine Diagnose-Sitzung
Ein halber Tag mit den Menschen, die die Arbeit machen. Wir verfolgen einen einzigen Prozess vom ersten bis zum letzten Schritt.
Ein kleiner Pilot mit einem Team
Wir bauen für ein einziges Team und lassen es parallel zum heutigen Ablauf laufen. Wir gehen nur weiter, wenn es hilft.
Nächster Schritt
Bringen Sie uns einen Prozess
Sie brauchen weder eine Spezifikation noch einen Plan. Eine Beschreibung, wie die Arbeit heute abläuft und wo sie am meisten Zeit kostet, genügt, um ein Gespräch zu beginnen.