Planlægning og disponering for servicevirksomheder
Hvem kører hvorhen, hvornår og med hvad, synligt for kontor og teams på samme tid
I mange servicevirksomheder ligger planen i hovedet på én person. Henvendelser kommer på telefon, e-mail eller WhatsApp, og disponenten holder styr på det hele i en notesbog eller et regneark. Når den person er væk, bliver alt sværere.
Denne side beskriver, hvad vi ville se på sammen med en servicevirksomhed, før vi bygger noget. Intet her er bygget. Vi offentliggør den, så I kan se, hvordan vi tænker.
Hvor dette arbejde stårKun afsøgning: en retning. Intet af det, der beskrives på denne side, er bygget, demonstreret eller taget i brug.
Problemet
Hvor tiden går tabt
Oplysningerne findes, men de er spredt over telefoner, beskeder og mennesker.
- Henvendelser taget i telefonen og noteret på papir eller i beskeder
- Planen ligger hos én person
- Teknikere ringes op flere gange om dagen for at høre, hvor de skal hen
- Kunder ringer for at spørge, hvornår der kommer nogen
- Opgaver flyttes fra dag til dag, uden at alle får det at vide
- Intet klart overblik over åbne, planlagte og afsluttede opgaver
Arbejdsgangen
Den retning, vi ville afsøge
Et illustrativt forløb, ikke et bygget system. Hvert trin ville blive aftalt med virksomheden, før noget designes.
Henvendelse registreret
En henvendelse kommer på telefon, e-mail eller formular og registreres én gang, ét sted.
Opgave planlagt
Disponenten vælger dag og team ud fra område, kompetencer og nødvendige dele.
Team informeret
Teknikeren ser på telefonen, hvor han skal hen, hvornår og hvad han skal have med.
Kunde informeret
Kunden får en bekræftelse og, hvor det giver mening, en påmindelse.
Opgave afsluttet
Arbejdssedlen er knyttet til aftalen, og opgaven lukkes, når arbejdet er færdigt.
Samlet overblik
Kontoret ser åbne, planlagte og afsluttede opgaver uden at ringe rundt.
Illustrativt diagram: en henvendelse registreres, opgaven planlægges, team og kunde informeres, opgaven afsluttes, og kontoret ser status for alle opgaver.
At afsøge
Hvad vi ville se på sammen med en servicevirksomhed
Det er de emner, vi ville aftale sammen. Ingen af dem er bygget, og ingen af dem er et løfte om et resultat.
Henvendelser og planlægning
- Hvilke kanaler henvendelser kommer ad i dag
- Hvem der beslutter, hvilket team der kører, og ud fra hvad
- Hvor ofte en aftale flyttes
Ude hos kunden
- Hvad teknikeren skal vide, før han kører
- Hvordan ankomst og afslutning bekræftes
- Hvad der sker, når en del mangler
Kontor og kunde
- Hvad kunden vil vide, og hvornår
- Hvad kontoret skal se hver morgen
- Hvordan aftalen hænger sammen med arbejdssedlen og fakturaen
Intet på denne side er bygget. Det er en liste over emner og spørgsmål, offentliggjort som et ærligt billede af en retning, vi ville afsøge.
Kun eksempeldata. Illustrationerne på denne side bruger eksempeldata, der er lavet til dette websted. Der findes ingen kunde-, skibs-, arbejdsgiver- eller persondata nogen steder på webstedet.
Ærlige grænser
Hvad den ikke er
Sagt ligeud, fordi det betyder mere end enhver beskrivelse af muligheder.
- Kun afsøgning: intet er bygget, demonstreret, afprøvet eller taget i brug.
- Ikke et færdigt disponeringssystem og ingen påstand om, at der findes et.
- Der loves ingen kobling til andre programmer, før vi har set på det sammen.
- Der bruges ingen kunde-, tekniker- eller arbejdsgiverdata på dette websted.
- Der loves ingen besparelser, svartider eller resultater.
Afdækning
Hvad vi skulle se på sammen med jer
Afsøgningen starter med processen, ikke med teknologien. Det er de første spørgsmål, vi ville stille.
- Hvilken henvendelse mister I oftest overblikket over, og hvordan kommer den ind?
- Hvem planlægger arbejdet i dag, og hvordan beslutter de?
- Hvilke oplysninger jagter teknikerne på telefonen?
- Hvad spørger kunderne oftest om, når de ringer?
- Hvilke dokumenter skal være på plads, før en opgave kan lukkes og faktureres?
- Hvilke systemer rummer allerede de officielle oplysninger, så et nyt værktøj kan fodre dem?
Sådan starter vi
Sådan ville et projekt som dette begynde
Vi beder jer ikke om at ændre noget fra starten. Vi begynder med en samtale og én proces.
En gratis samtale på 30 minutter
I fortæller, hvor tiden går tabt i jeres virksomhed. Vi siger ærligt, om vi kan hjælpe.
En diagnosesession
En halv dag med de mennesker, der udfører arbejdet. Vi følger én proces fra første til sidste trin.
En lille pilot med ét team
Vi bygger til ét team og kører det side om side med jeres nuværende måde at arbejde på. Vi går kun videre, hvis det hjælper.
Næste skridt
Giv os én proces
I behøver hverken en specifikation eller en plan. En beskrivelse af, hvordan arbejdet foregår i dag, og hvor det koster mest tid, er nok til at starte en samtale.