Logiciels sur mesure · Agents IA · Automatisation des flux de travail
Des logiciels qui s’adaptent à la façon dont votre entreprise travaille.
Quayline est une entreprise de logiciels. Nous construisons des outils internes, des agents IA, de l’automatisation et, sur demande, des logiciels créés de zéro, pour toute entreprise qui perd du temps avec des e-mails, des tableurs et des informations saisies deux fois. Nous venons du service maritime, et c’est là que porte notre effort aujourd’hui.
Nous commençons par un vrai processus, construisons un petit pilote et n’allons plus loin que si les résultats le justifient.
Quayline : outil interne
Rapports d’intervention
Ouverts et en attente de relecture
- En attente de relectureFiche d’interventionTechnicien ABrouillon de rapportRelecture au bureau
- BrouillonFiche d’interventionTechnicien BListe de contrôle ouvertePhotos en attente
- En attente de relectureFiche d’interventionTechnicien CBrouillon de rapportRelecture au bureau
- En coursFiche d’interventionTechnicien DPièces détachéesFiche des pièces
Écran illustratif créé pour ce site : données d’exemple, il ne s’agit pas d’un système en production.
Ce que nous créons
Des logiciels internes adaptés à votre processus
Quayline n’est ni une agence de chatbots ni une plateforme générique. Tout ce que nous construisons part de la façon dont votre entreprise travaille déjà et se connecte aux outils que vous utilisez. Si vous en avez besoin, nous construisons aussi des logiciels de zéro.
Applications internes sur mesure
Des logiciels conçus pour le travail que votre équipe fait déjà, plutôt qu’un produit autour duquel votre équipe doit s’organiser.
Agents IA pour les flux de travail de l’entreprise
Des agents auxquels on confie une tâche définie, des sources de données approuvées et des autorisations claires, avec une personne qui relit tout ce qui porte à conséquence.
Automatisation des flux de travail
Faire circuler le travail entre les personnes, les documents et les systèmes, pour que l’état d’avancement soit visible sans relancer chacun à la main.
Tableaux de bord et reporting
Un seul endroit pour voir où en sont les choses, construit à partir des informations que votre activité produit déjà.
Outils documentaires et de service terrain
Formulaires guidés, listes de contrôle et outils de reporting pour les personnes qui travaillent loin d’un bureau.
Intégrations avec les systèmes existants
Connecter les outils que vous utilisez déjà, pour que la même information n’ait pas à être saisie deux fois.
Un projet peut commencer par un seul processus et s’étendre avec le temps. La première brique est conçue pour être utile à elle seule ; le reste n’est ajouté que s’il a gagné sa place.
Où le logiciel s’insère dans le travail
Le logiciel se place sur l’ensemble de ce flux pour que l’état d’avancement soit visible à chaque étape, au lieu d’être réclamé par e-mail. Une personne reste responsable de la décision finale.
Ce que nous construisons, concrètement
Les processus que nous construisons
Six processus que nous retrouvons souvent dans les entreprises de service. Pour chacun : à quoi il ressemble aujourd’hui, ce que nous construisons et ce que vous pourriez voir après la première semaine.
Devis
- Aujourd’hui
- Le devis se fait dans Word ou Excel, en copiant prix et textes depuis d’autres fichiers.
- Ce que nous construisons
- Un formulaire de devis avec vos prix et vos textes, qui prépare le document prêt à envoyer.
- Ce que vous pourriez voir après la première semaine
- Les premiers devis faits avec le formulaire et une liste des devis envoyés et de ceux restés sans réponse.
Planification et répartition
- Aujourd’hui
- Les rendez-vous sont dans un carnet, un tableur ou la tête d’une seule personne.
- Ce que nous construisons
- Un calendrier commun pour le bureau et les équipes : qui va où, quand et avec quoi.
- Ce que vous pourriez voir après la première semaine
- Les rendez-vous de la semaine au même endroit, visibles par toutes les personnes concernées.
Fiches d’intervention et rapports
- Aujourd’hui
- La fiche est remplie sur papier, puis quelqu’un la ressaisit au bureau.
- Ce que nous construisons
- La fiche remplie sur téléphone ou tablette, chez le client ou à bord, avec photos et pièces.
- Ce que vous pourriez voir après la première semaine
- Les premières fiches arrivées au bureau le jour même, sans ressaisie.
Commandes de pièces
- Aujourd’hui
- Les besoins en pièces passent par téléphone ou par message et se perdent facilement.
- Ce que nous construisons
- Une demande de pièces liée à l’intervention, avec son état : demandée, commandée, arrivée.
- Ce que vous pourriez voir après la première semaine
- Une liste claire des pièces attendues et des interventions qui en dépendent.
Dossiers et échéances (inspections, vérifications périodiques, certificats)
- Aujourd’hui
- Les échéances sont suivies dans des tableurs et les documents cherchés dans des dossiers et des boîtes mail.
- Ce que nous construisons
- Un dossier par client ou par équipement, avec ses échéances et un rappel avant la date.
- Ce que vous pourriez voir après la première semaine
- Les échéances des prochains mois réunies dans une seule liste.
Facturation après l’intervention
- Aujourd’hui
- La facture attend que quelqu’un additionne à la main heures, pièces et déplacements.
- Ce que nous construisons
- Une intervention terminée transmet ses heures et ses pièces à la facturation ou à votre logiciel comptable.
- Ce que vous pourriez voir après la première semaine
- Les interventions terminées mais non facturées, visibles d’un coup d’œil.
Ce sont des exemples, pas des promesses. Nous partons de votre façon de travailler et ne construisons que ce qui vous est utile.
Secteurs
Où nous travaillons
Notre priorité actuelle : les entreprises de service du secteur maritime, puis les entreprises de service à terre. Pour chaque secteur : à quoi ressemble souvent le travail aujourd’hui et ce que nous proposerions. Ce sont des propositions, pas des résultats promis, et ce n’est pas une liste de clients.
- Notre priorité actuelle
Service maritime
Moteurs, navigation et communications, froid, équipements de sécurité, grues et apparaux de pont.
- Aujourd’hui :
- Le rapport s’écrit le soir, à partir de notes et de photos, une fois le technicien descendu du navire.
- Avec Quayline :
- Le rapport rempli à bord, sur téléphone ou tablette, que le bureau peut vérifier le jour même.
Service technique et installations
CVC, froid commercial et industriel, ascenseurs.
- Aujourd’hui :
- Les fiches d’intervention arrivent sur papier ou par WhatsApp et sont ressaisies au bureau.
- Avec Quayline :
- La fiche remplie chez le client, avec photos et pièces, qui part directement vers la facturation.
Sécurité incendie et vérifications périodiques
Extincteurs, poteaux incendie, détection et alarme, vérifications à échéance.
- Aujourd’hui :
- Les échéances de vérification sont dans des tableurs et les documents dans des classeurs.
- Avec Quayline :
- Un dossier par client, avec ses échéances et un rappel avant la date.
Concessionnaires de machines avec atelier
Machines agricoles et de chantier, pièces, réparations et garanties.
- Aujourd’hui :
- Commande de pièces, planning d’atelier et garantie sont suivis à des endroits différents.
- Avec Quayline :
- Un historique par machine : interventions, pièces commandées et garantie.
Cliniques multi-sites
Rendez-vous, documents et liaison entre les accueils.
- Aujourd’hui :
- Chaque site gère rendez-vous et documents à sa manière.
- Avec Quayline :
- Une seule vue des rendez-vous et des documents pour tous les sites.
Distribution et logistique
Commandes, livraisons, retours et factures.
- Aujourd’hui :
- Les commandes arrivent par e-mail et par téléphone et sont saisies à la main.
- Avec Quayline :
- Des commandes saisies une seule fois et l’état des livraisons visible sans appels.
Construction et production
Chantiers, ateliers, équipes et matériaux.
- Aujourd’hui :
- Rapports de chantier et besoins en matériaux circulent sur papier et dans des groupes de messagerie.
- Avec Quayline :
- Le rapport du jour et les besoins envoyés depuis le terrain, qui arrivent en ordre au bureau.
Gestion de bâtiments
Maintenance, signalements, fournisseurs et contrôles.
- Aujourd’hui :
- Les signalements arrivent par tous les canaux et personne ne sait qui s’est occupé de quoi.
- Avec Quayline :
- Chaque signalement avec un responsable, une échéance et un historique.
Vous travaillez dans un autre secteur ? Toute entreprise où l’information circule par e-mails et tableurs et se saisit deux fois est la bienvenue. Nous construisons aussi des logiciels de zéro si vous en avez besoin.
Solutions et prototypes
Travaux en cours, présentés honnêtement
Ce qui suit relève de la démonstration et de l’exploration. Cela sert à expliquer le type de problèmes pour lesquels nous construisons : ce n’est pas une liste de clients, et rien de tout cela n’est un système en production.
- Prototype : Prototype réalisé : une démonstration fonctionnelle, pas un système en production.
Rapports pour équipes terrain
Prototype construit pour les techniciens de service maritime
Nous avons construit ce prototype pour les techniciens de service maritime qui rédigent leurs rapports après une intervention à bord. La même façon de travailler convient aux équipes CVC, sécurité incendie ou ascenseurs.
- Listes de contrôle guidées selon le type d’équipement
- Commentaires prédéfinis que le technicien peut modifier
- Photos rattachées à la bonne section du rapport
- Suivi des pièces de rechange
- Les sections inutilisées n’apparaissent pas dans le rapport final
- Rapport généré en Word ou en PDF
- Vérification au bureau avant l’envoi
- Exemples : moteurs marins, installations CVC, extincteurs et poteaux incendie, ascenseurs
- Concept de démonstration : Concept de démonstration : conçu pour montrer une approche, pas en usage en production.
Automotive Operations (opérations automobiles)
Achat et logistique de véhicules
Un flux interne d’achat et de logistique de véhicules, étudié comme un processus connecté plutôt que comme un ensemble de tableurs.
- Concessionnaires et opportunités de véhicules
- Offres d’achat et approbations
- Dossiers et documents des véhicules
- Factures
- Chauffeurs affectés à la récupération des voitures
- Statuts de récupération et de livraison
- Itinéraire simulé et mises à jour de type GPS
- Communication avec les concessionnaires et relances
- Exploration de concept : Exploration uniquement : des pistes qui pourraient être explorées, rien n’est construit.
Planification et répartition pour les entreprises de service
Exploration : rien n’est encore construit
Une piste que nous pourrions explorer avec une entreprise de service. Aucun système n’est encore construit.
- Demandes par téléphone, e-mail ou formulaire, réunies au même endroit
- Affecter le bon technicien selon la zone et les compétences
- Un calendrier commun pour le bureau et les équipes
- Confirmations et rappels pour le client
- L’état de chaque intervention, sans appels de relance
Méthode
Cinq étapes, à partir du travail lui-même
Nous ne partons pas d’une technologie. Nous partons de la compréhension d’un processus, puis nous construisons le plus petit logiciel qui l’améliorerait de façon visible.
Découvrir le flux de travail
Nous regardons comment le travail se passe réellement aujourd’hui : qui fait quoi, où l’information est conservée, ce qui est ressaisi, et où l’on perd du temps ou de la clarté.
Identifier le meilleur point de départ
Nous choisissons ensemble un processus où un petit logiciel ferait une différence visible, et ce que cette première brique doit faire.
Construire un petit pilote
Nous construisons cette seule brique, volontairement restreinte, pour que vous ayez quelque chose qui fonctionne à essayer plutôt qu’un long cahier des charges.
Tester avec les personnes qui l’utilisent
Les personnes qui font le travail l’essaient sur des cas réels. Nous l’ajustons jusqu’à ce qu’il corresponde à leur façon de travailler.
Améliorer et étendre
Une fois la première brique en usage, nous l’étendons à la partie suivante du processus ou la connectons aux systèmes qui l’entourent.
Comment commencer
Trois étapes, d’une conversation à un pilote
Nous ne vous demandons pas de changer quoi que ce soit au départ. Nous commençons par une conversation et un seul processus.
Un échange gratuit de 30 minutes
Vous nous dites où se perd le temps dans votre entreprise. Nous vous disons honnêtement si nous pouvons vous aider.
Une séance de diagnostic
Une demi-journée avec les personnes qui font le travail. Nous suivons un seul processus, de la première à la dernière étape.
- Nous parlons aux équipes terrain et au bureau, pas seulement à la direction
- Un seul processus, suivi de bout en bout
- Sous 5 jours ouvrés, vous recevez un document que vous gardez, même si nous ne travaillons pas ensemble
Un petit pilote avec une seule équipe
Nous construisons pour une seule équipe, en parallèle de votre fonctionnement actuel. Nous n’allons plus loin que si cela aide.
Agents IA
Ce qu’un agent IA peut être conçu pour faire
Un agent n’est pas un chatbot qui répond à des questions. C’est un logiciel à qui l’on confie une tâche précise dans un flux de travail, souvent la partie répétitive et riche en détails d’un processus que les gens préféreraient ne pas faire à la main.
Un agent pourrait être conçu pour :
- Se renseigner sur une entreprise ou un client à partir de sources approuvées
- Organiser les prospects et repérer les informations manquantes
- Résumer les messages reçus
- Rédiger des relances, des offres ou des rapports internes
- Orienter les tâches vers la bonne personne
- Envoyer un rappel lorsqu’une tâche ou un document demande de l’attention
- Suivre si une action est encore en attente de relecture
- Consigner ce qu’il a fait, et quand
- Apprendre à partir d’exemples approuvés et de retours, dans le cadre de contrôles clairs
Exemple : une demande, quatre étapes
Le même schéma s’applique que la demande arrive par e-mail, par formulaire, par une note téléphonique ou par un message dans un autre système.
- Demande reçueUn message, un formulaire ou une note arrive
- L’IA organise l’informationLes faits sont extraits et structurés
- Un collaborateur examine l’action proposéeUne personne décide, modifications possibles
- L’action approuvée est enregistréeLa décision et son résultat sont consignés
L’agent propose ; une personne décide. Rien de ce qui porte à conséquence ne sort de l’entreprise sans approbation.
La supervision humaine fait partie de la conception
Chaque agent a une tâche définie, des sources de données approuvées, des autorisations claires, un historique de ses actions et une supervision humaine pour toute action externe importante, comme l’envoi d’e-mails à l’extérieur, l’approbation de paiements ou l’engagement sur des conditions commerciales.
- Une tâche définie, pas un mandat ouvert
- Uniquement des sources de données approuvées
- Des autorisations claires pour chaque agent
- Une trace de chaque action effectuée
- Une personne approuve tout ce qui porte à conséquence
À propos
Qui est derrière Quayline
Je suis Liviu, Service Engineer dans le secteur maritime.
J’ai travaillé pendant des années sur des navires. J’y ai vu comment une journée se perd entre la main qui fait le travail et le bureau qui doit l’écrire : notes, photos, pièces, puis tout réécrit le soir ou le lendemain.
Le même problème existe dans toute entreprise qui a des équipes sur le terrain : techniciens, équipes de pose, inspecteurs, chauffeurs.
Quayline construit des logiciels autour de la façon dont votre entreprise travaille déjà, des petits outils qui règlent une seule étape jusqu’aux logiciels créés de zéro.
Quayline. Nous connectons ce que vous avez déjà.
Notre façon de travailler
- Comprendre le travail avant de choisir la technologie
- Un pilote ciblé plutôt qu’un projet sans fin
- Un logiciel adapté à votre processus, et non l’inverse
Contact
Dites-nous où se perd le temps
Si un processus répétitif ou chronophage vous vient à l’esprit, par exemple un processus qui repose sur des e-mails, des tableurs ou un système que personne n’aime utiliser, cela suffit pour engager la conversation.
Nous demanderons comment le processus fonctionne aujourd’hui, qui est impliqué, et à quoi ressemblerait une meilleure version. Si un petit logiciel peut clairement aider, nous vous le dirons. Si ce n’est pas le cas, nous vous le dirons aussi.